業務上実施したことが、どんな結果になったか、または、どういった状況にあるのかを上司や なんらかの組織などの提出相手に「知ってもらう」ということ・具体的には
提出相手に報告内容について理解し、承認してもらうということ・一般的には
業務報告書や出張報告書などの比較的定型の書類、何か問題が生じた場合の結果を報告するとい った物が含まれる・弊社においては
最新の開発ツールの評価結果をまとめる。または、ソフトウェアなどの製品の導入を検討した結 果など何らかのテーマで行った調査の報告などといった場合も含まれる。・読み手
報告書を読ませる相手として、一番多いのは上司・報告書作成に開いて注意すべきこと
上司に納得、または承認を得たい場合には、上司の考え方や性格を考慮した書き方が近道と言える。読む相手を特定できる報告書の２つが存在するの注意が必要である。
読む相手を特定できない報告書
報告書の場合は、最初に上司が読むとしても、上司だけでは、話が終わらない可能性があります。
その報告書がどんどん、拡大または、激化していくような場合です
自分の所属部門だけなく、他の部門や、ビジネスに直結するような内容を報告した場合は、 自分の部署だけではなく、関連部門に回される可能性もありうる。「あの方しか読まないであろう」ではなく、万人受けする書き方や表現を考える。そのような視点に立って、想定する読み手は、私の上司にとどまらず、同僚や他部門の人など社内・ 社外のあらゆる人と考えた方が、誰にとってもわかりやすい、説得力のある報告書ができる
表現の過不足に陥らないようにする・報告書作成のポイント※相手に対して口頭で報告するときは、表情やしぐさで言い足りない事もカバーできるが、 報告書を読んでもらうときには、そうは、いかない。
押さえるべき項目参考書籍 ：( 1 ) タイトル実施内容が伝わる具体的な表現を心がける( 2 ) 結論まず、結論を書く。
評価の結果、どのような結論を下したかを簡潔に述べる( 3 ) 概要報告実施した内容をを5W1Hで当てはめて整理する。┏━━━━━━━━━━━━━━┓
┃ When => いつ ┃
┃ Where => どこで ┃
┃ Who => 誰が ┃
┃ What => 何を ┃
┃ Why => なぜ ┃
┃ How => どのように ┃
┗━━━━━━━━━━━━━━┛( 4 ) 評価結果詳細結論を補足する
※報告書の本題の部分
ビジネス上必要な情報を効率よく伝えるという観点から、見るならば、箇条書きの方がよい。この部分に関しては、目的を考えて切り込む視点を工夫することにより、読み手に 分かりやすく、さらにこちらに意図が伝わりやすくなる。なお、詳細なデータや資料がある場合は、「別紙参照」と記載し、添付文書として扱う。報告として求められるのは、結論とその根拠となるポイントである。これらの要素が、 記載されていれば、報告書としての使命は、果たせている。その評価の内容をさらに詳しく検証したい場合は、別紙を参照とすることにより、 報告書がスタイリッシュになり、ビジネス文書として効率的に目的を果たすことが できる。
●WEB+DB PRESS Vol.25
[開発者のための]ドキュメント作成の技術 P.180〜P.200
・(株)シーエーシー
ビジネス戦略オフィス 桐山 俊也
・ITガバナンスコンサルティングセンター 川村 丹美
・コンサルティングパートナー 奥田 良三
http://www.gihyo.co.jp/magazines/wdpress/archive/Vol25
Copyright(C) 2005 Digital Thoth Revolution - AzureStone All Rihtgts Reserved .
サイト概要 ｜ 利用規約 ｜ サイトポリシー ｜ プライバシーポリシー ｜ RSSについて